A l’approche des fêtes de fin d’année de nombreuses entreprises souhaitent organiser une soirée pour remercier et fédérer l’ensemble des collaborateurs. Le temps manque et il arrive très souvent que cela se fasse à la dernière minute avec un degré de réussite très variable. Nous vous aidons à faire le tri en vous donnant 10 conseils utiles pour organiser une soirée d’entreprise. Un vrai petit guide à l’usage des organisateurs d’événements.

Il y a quelques années de cela, une cliente nous avait envoyé un mail très humoristique avec en pièce jointe la dur vie d’une DRH pour nous avoir changé sa vie et d’avoir participé à la réussite de sa soirée d’entreprise. Nous avons gardé ce document sur l’enfer de l’organisation d’une soirée d’entreprise/fête du personnel. Nous l’avons affiché pendant plusieurs années à l’agence. Si vous voulez rire deux minutes vous pouvez le télécharger en cliquant sur ce lien. Heureusement cela se passe rarement comme cela.

Cet article un peu long a donc pour objet de vous aider à organiser votre soirée d’entreprise, ou d’autres types d’événements avec quelques conseils qui nous l’espérons vous seront utiles,  que vous souhaitiez travailler ou non avec une agence événementielle, rien n’est obligatoire.

Le brief ou cahier des charges de sa soirée d’entreprise.

Que vous organisiez vous-même ou passiez par une agence événementielle pour organiser votre soirée il vous faudra faire preuve d’un peu d’organisation et lister un certain nombre de points à ne pas oublier, dresser un cahier des charges.

La check liste préparatoire avant de se lancer dans l’organisation d’une soirée entreprise.

 

  1. A quel objectif et message répond l’organisation de votre soirée d’entreprise ?

Vous souhaitez organiser un événement. Il répond forcément à un objectif précis, et à un message à faire passer, même si celui-ci est très simple, cela peut être par exemple tout simplement de remercier ses collaborateurs lors d’un dîner d’entreprise.

Ces objectifs non exhaustifs peuvent être les suivant :

  1. Remercier
  2. Fédérer, motiver
  3. Séduire vos clients, augmenter vos ventes
  4. Lancer un nouveau produit ou service
  5. Fidéliser
  6. Informer
  7. Célébrer, fêter
  8. Faire adhérer, convaincre, etc.
  1. A quel public s’adresse votre événement ?

 

Public interne, externe, ciblé.

Vous déterminerez de façon précise à quel public répond votre événement, sa répartition, ainsi que le nombre de personnes à qui est destiné votre événement.

Sans être dans les clichés, un public féminin n’aura pas forcément les mêmes attentes qu’un public masculin. De même,  pour un public d’ingénieur informatiques ou de commerciaux.

 

  1. Détermination de votre budget.

 Créer un événement nécessite de déterminer un budget ou au moins une fourchette budgétaire. On pourra se référer aux événements précédemment réalisés s’ils répondent aux mêmes caractéristiques.

Si vous travaillez avec une agence, vous lui communiquerez votre budget global ou la fourchette budgétaire allouée à l’organisation de votre événement. C’est en effet une donnée essentielle.

Sans cette information budgétaire une agence ne pourra travailler pour vous. Pourquoi ? Tout simplement car elle ne sera pas où aller et à un événement donné, la recommandation de l’agence sera différente en fonction du budget accordé. Imaginez que vous souhaitez faire construire une maison. Vous consultez un architecte.  Et dans ce cas,  le rendu ne sera pas le même suivant que vous avez un budget de 200 000€ ou d’un million d’euros. Il en est de même pour le travail d’une agence, d’autant plus que sa rémunération est comprise dans votre budget.

Déterminer de façon précise votre budget vous permettra de savoir où vous voulez et pouvez aller.  Cela vous permettra également de répartir au mieux les différents postes de l’organisation de votre soirée : location de salle, restauration, décoration, animation, cadeaux aux invités, etc.

  1. La date de sa soirée d’entreprise.

C’est un élément souvent important pour la réussite de votre événement. Quoi de plus désagréable que d’avoir passé du temps à organiser une soirée et de se retrouver qu’avec une poignée d’invités. Un petit sondage en interne est vivement recommandé afin de déterminer le meilleur jour.

En général on préféra la fin de la semaine le jeudi si la journée du vendredi est plutôt relâchée ou le vendredi.

Avoir fixer une ou deux dates sur un calendrier permettra de communiquer en amont afin d’avoir un estimatif précis du nombre d’invités et d’ajuster les quantités en conséquences pour la restauration quelques jours avant l’événement. Mais surtout de pouvoir trouver un lieu qui correspond à vos attentes ou à la thématique de soirée que vous avez choisi. Certains lieux sont très demandés surtout lorsque l’on s’y prend à la dernière minute ou pour les fêtes de fin d’année. Par conséquent, la date aura aussi une variable dans le budget. En effet, de plus en plus d’établissement pratiquent des tarifs plus élevés sur certaines périodes de l’année ou certaines soirées comme le jeudi ou vendredi.

  1. Le lieu pour une soirée d’entreprise.

Trouver le lieu idéal n’est pas forcément une tâche simple. Ce lieu devra répondre aux objectifs de votre événement d’entreprise. En effet, organiser une soirée corporate ne se fera pas forcément dans le même lieu que pour une soirée de lancement de produit.

La taille de la salle dépendra également du nombre d’invités. On compte en général au minimum 1m² par personne hors piste de danse.

a) Quel type de lieu choisir ?

Privatiser un restaurant ou une salle de restaurant n’aura pas le même coût que privatiser un monument historique, une salle design ou un lieu d’exception.

La privatisation d’un lieu grève souvent 30 à 50% du budget d’une soirée. Trouver un lieu original à moins de 3000 € pour une centaine de personne dans Paris est presque mission impossible. Il existe par contre des établissements qui offre des prestations clefs en main la privatisation étant incluse dans un forfait par personne avec la restauration. Certains lieux n’acceptent d’ailleurs pas de soirée en dessous de 100 personnes.  La question est donc aussi de savoir ce que vous voulez comme type de restauration.

b) Quels sont vos besoins techniques et logistiques liés à la salle de réception.

Il faudra aussi lister vos besoins techniques : sonorisation, écran de projection, vestiaires, service voiturier, parking, accès, laboratoire pour un traiteur, etc.

Certains lieux n’imposent rien, d’autres proposent en option certains services. Et encore d’autres les imposent comme le choix du traiteur.  Par conséquent, il faudra donc faire attention à la qualité de certaines prestations parfois imposées comme la sonorisation ou l’écran qui ne permet pas à tout le monde de voir la présentation.

Une agence événementielle sera vous conseiller dans la recherche d’un lieu. De même, il existe sociétés sont spécialisés dans la recherche de lieux.

Il est toujours recommandé d’aller visiter un lieu avant de signer le contrat cela évite parfois de mauvaises surprises.

  1. La restauration de votre soirée d’entreprise.

Cocktail dînatoire ou dîner assis ? A chacun sa réponse en fonction de l’ambiance qu’il veut donner à son événement.

Dans le cadre d’un cocktail dînatoire vérifier le nombre de pièces, s’il y a des plats chauds ou animations consistantes,  ainsi que la taille des buffets et nombre de maîtres d’hôtels (la référence est de 1 pour 25 personnes). Il est toujours désagréable de rester sur sa faim ou de faire trop longtemps la queue à un buffet.

A savoir, la restauration constituera une part importante de votre budget soirée entreprise. Mais c’est aussi une variable d’ajustement notamment en ce qui concerne le traiteur. Prestation de haut de gamme ou pas ? Par conséquent, c’est encore une question de budget mais il existe de nombreux traiteurs faisant des prestations de très grandes qualités n’ayant pas les coûts des grands traiteurs parisiens.

Que vous choisissiez un lieu avec une prestation de restauration incluse, un restaurant ou un traiteur, demander toujours un déjeuner test. La prestation sera généralement payante mais défalquée de votre facture finale si vous travaillez avec ce prestataire.

  1. La thématique ou fil conducteur de votre soirée.

Le thème de votre soirée est sans doute ce qu’il y a de plus important pour créer une bonne ambiance.

Une soirée thématique réussie c’est plusieurs ingrédients :

  • De préférence un lieu qui correspond à la thématique choisie ou une décoration approprié au thème, cela passe malheureusement souvent à la trappe. En effet, le budget animation grevant très souvent le budget décoration
  • Des animations et artistes en rapport avec la thématique choisie
  • Un fil conducteur ou fil rouge tout au long de la soirée
  • Une prestation de restauration qui s’adapte au thème de la soirée

Il conviendra donc également de définir la part du budget que vous voulez consacrer à cette partie de votre événement pour vivre une soirée d’exception. Les soirées les plus simples sont aussi parfois les meilleures, l’animation pouvant faire la différence.

Nous reviendrons plus en détails sur quelques thématiques de soirées en fin d’article.

 

  1. Le choix des prestataires techniques.

Sonorisation, vidéo projection, mise en lumière, cela ne s’improvise pas. Vos prestataires techniques auront au minimum pris contact avec le lieu de l’événement pour s’assurer de la faisabilité technique et de la puissance électrique. Suivant la dimension de l’événement un repérage est nécessaire. N’hésitez pas à demander les références de vos prestataires c’est souvent une bonne indication.

 

  1. Les prestations annexes.

Vous pouvez ajouter à votre soirée d’entreprises de nombreuses prestations annexes qui si elles sont souvent une option seront très appréciées par vos invités et montreront l’attention que vous leur portez :

  • Cartons d’invitation et menus personnalisés
  • Service voiturier
  • Navettes ramenant les collaborateurs
  • Alcootests, service taxi ou pour raccompagner ses invités
  • Cadeaux d’entreprises et goodies
  • Photographe ou vidéo de votre soirée pour garder des souvenir et communiquer sur l’événement, etc.
  1. Travailler avec une agence événementielle ou organiser mon événement seul ?

La question se pose si vous avez vraiment du temps à y consacrer ou que votre événement n’est pas complexe.

Elle se posera également quand une société a un service dédié à l’événementiel. Ou encore qu’elle maîtrise donc l’ensemble de la chaîne de production d’un événement. Bien des sociétés qui ont un service événementiel interne font d’ailleurs appels à des agences. En effet, elles ont compris que c’est un gain de temps, de qualité et de créativité. Le service événementiel étant là avant tout pour gérer au mieux la relation intense entre l’annonceur et l’agence événementielle.

La question se posera également dans le cadre de petits événements où l’agence n’apportera pas un véritable plus.  Ou bien, quand le budget sera très limité et qu’une personne au sein de l’entreprise pour être délégué à l’organisation de l’événement.

Faire appel à une agence c’est s’assurer une solution à un des ces problèmes :

a) Avoir un interlocuteur privilégié, professionnel de l’événementiel qui peut répondre à toutes vos questions.

b) Gagner du temps.

Une agence vous fait gagner du temps dans la préparation de votre événement.

Elle vous fait gagner du temps dans la recherche de prestataires qu’il connaît ou qu’il trouvera facilement grâce à son réseau.

Elle vous fait gagner du temps en créant pour vous un concept sur mesure.

Une agence coordonne votre événement et les différents interlocuteurs.

c) Gérer au mieux votre budget.

Une agence pourra négocier les meilleurs tarifs pour vous car elle connaît les prix du marché et a souvent des accords avec certains fournisseurs du fait du volume réalisé avec eux.

Une agence s’engage à respecter le budget communiqué.

Corrélative au gain de temps, en travaillant avec une agence vous avec plus de temps pour vous consacrer à votre métier

d) Créativité et création de valeur.

Une agence est doté d’un service créatif et passe du temps à trouver les meilleurs idées pour chaque projet.

Une agence connaît les tendances du marché et ce qui remporte le plus de succès en terme d’animation.

e) Être le chef d’orchestre de votre événement, une agence étant un ensemblier.

Une agence maîtrise les outils techniques et logistiques. Par conséquent, elle s’assure du respect des normes de sécurité. De plus, elle est capable de coordonner une multiplicité d’intervenants ou de prestataires dans les délais impartis. Elle a les moyens de produire : est capable d’assurer la mise en œuvre de la manifestation, quels que soient le format retenu et les publics concernés.

f) Vous créer un événement clé en main où vous n’aurez à vous occuper de rien une fois la prise de décision effectuée.